Mitgliedsgebührenabrechnung

Schritt 1: Hinzufügen einer Mitgliedschaft

Füge unter System ⇨ Mitgliedsgebühren (verfügbare Mitgliedschaften) eine neue Mitgliedschaft hinzu:

Schritt 2: Einzelmitgliedschaft erstellen (1/3):

 ⇨ Definiere Name, Preis, Kaufdatum von-bis, Zahlungsmethoden und optional eine Kurzbeschreibung:

• Zahlungsmethoden:
  Wähle hier mit welchen Zahlungsmethoden die jeweilige Mitgliedschaft gekauft werden kann. Konkreter Anwendungsfall: Damit ist es möglich, bspw. die SEPA Lastschrift als Zahlungsmethode ausschließlich für Mitgliedschaften zu verwenden, andere Online Zahlungsmethoden ergänzend für das Aufladen von Spielguthaben.
• Kauf möglich von-bis: Hiermit ist nicht die Laufzeit der Mitgliedschaft (diese wird unter "Ablauf der Mitgliedschaft" definiert), sondern der mögliche Kaufzeitraum, also wann der Erwerb der Mitgliedschaft möglich sein soll definiert.

Schritt 2: Einzelmitgliedschaft erstellen (2/3):

⇨ Definiere Gültigkeit & Mitgliedschaftsstatus:

• keine Änderung der Benutzergruppe: die Benutzergruppe bei Erwerb der Mitgliedschaft ändert sich nicht (z.B.: für Gebühren und Abgaben oder Anhang-Mitgliedschaften)
• zukünftige Benutzergruppe: Definiere jene Benutzergruppe, in welche der Benutzer nach Kauf bzw. Bezahlung verschoben wird.
• derzeitige Benutzergruppe: Benutzergruppen mit Kaufrecht, Benutzergruppen die hier gewählt wurden werden beim Abschluss der Mitgliedschaft entfernt. HINWEIS (Gastspieler): Ist unter Reservierung -> Kategorien & Plätze konfiguriert, dass Gastspieler keinen Mitspieler auswählen dürfen, so können diese auch keine Partner/Familienangehörige bei Gruppen-/oder Anhang-Mitgliedschaften hinzufügen!
• Ablauf der Mitgliedschaft: Bei dieser Option kann zwischen "Ende des Monats", "Ende des Jahres", "1 Monat nach Kauf", "1 Jahr nach Kauf" unterschieden werden. Wird eine Mitgliedschaft bspw. am 5.1.2024 gekauft, dann gibt es je nach Auswahl der Option folgende Ablauf-Möglichkeiten: 31.1. (Ende des Monats), 31.12. (Ende des Jahres), 5.2. (1 Monat nach Kauf), 5.1.2025 (1 Jahr nach Kauf). Nach Ablauf wird der Datensatz als "abgelaufen" markiert. Ist kein Ablauf definiert, wird kein automatischer Prozess initiiert. Alternativ können zu Jahresende bspw. alle Mitglieder unter System -> Benutzergruppen von der Benutzergruppe "Mitglied" in eine andere Benutzergruppe wie "Gastspieler", oder "Vorjahresmitglieder" gesammelt verschoben werden. Beachte hierbei aber die gültigen Regeln und Preise für die neue Benutzergruppe.
• ­­Benutzergruppe nach Ablauf: In Kombination mit der vorherigen Option kann nach Ablauf der Mitgliedschaft die Benutzergruppe des Käufers von der zuvor erhaltenen "zukünftigen Benutzergruppe" auf die "Benutzergruppe nach Ablauf" automatisch zurückgestellt werden. Beispiel: Der Benutzer hatte als "Gastspieler" (derzeitige Benutzergruppe) die Mitgliedschaft erworben und wurde dadurch in die Benutzergruppe "Mitglied" (zukünftige Benutzergruppe) verschoben. Nach Ablauf soll er wieder in die Benutzergruppe "Gastspieler" (Benutzergruppe nach Ablauf) umgestellt werden. Alternativ können unter System -> Benutzergruppen auch individuelle Benutzergruppen wie z.B.: "Vorjahresmitglied" erstellt werden.
• Automatische Verlängerung: Als weitere Option steht die automatische Verlängerung der Mitgliedschaft zur Verfügung. Ist diese aktiviert, so wird automatisch nach Ablauf der Mitgliedschaft eine Folge-Mitgliedschaft angelegt. Beachte aber, dass eine automatische Zahlung via Sofortüberweisung, Stripe, PayPal, etc. nicht möglich ist. Der Zahlstatus der Folge-Mitgliedschaft bleibt auf "offen". Eine Rechnung wird je nach Einstellungen (System > Einstellungen) generiert und versandt (sofern eine E-Mail Adresse vorhanden ist). Ist SEPA das einzige Zahlungsmittel für die Mitgliedschaft und wurde das SEPA Mandat vom Käufer der Mitgliedschaft vor der automatischen Verlängerung entfernt bzw. ist zum Zeitpunkt der automatischen Verlängerung nicht vorhanden, so läuft die Mitgliedschaft aus und wird nicht verlängert.

Schritt 2: Einzelmitgliedschaft erstellen (3/3):

⇨ Definiere (ACHTUNG: optional, dies ist für normale Mitgliedsgebühren nicht geeignet bzw. notwendig!!) eine Mindestlaufzeit (in Monaten) bzw. aktiviere optional eine Auto-Kündigung nach Mindestlaufzeit

Die Mindestlaufzeit eignet sich in erster Linie, für Abo-Modelle, z.B.: bei Padelanlagen, die monatlich per SEPA Lastschrift zum Einzug gebracht werden. Zusätzlich kann eine Auto-Kündigung nach Mindestlaufzeit eingestellt werden.

Variante 1 ⇨ Erstellung von Gruppenmitgliedschaften:

Anlage einer Einzelmitgliedschaft wie im vorigen Beispiel, allerdings können bei der Gruppenmitgliedschaft Benutzer hinzugefügt werden. Hier am Beispiel der Mitgliedschaft "Familie". Im Unterschied zur Einzelmitgliedschaft kann eine min. und max. Anzahl an Benutzern ausgewählt werden, die zur Mitgliedschaft, samt Änderung der Benutzergruppe, hinzugefügt werden können:

Variante 2 ⇨ Erstellung von Anhangmitgliedschaften (1/2):

Um eine Anhangmitgliedschaft zu einer bestehenden Einzelmitgliedschaft hinzuzufügen, muss diese vorab angelegt worden sein:

Erstellung von Anhangmitgliedschaften (2/2):

Nun kann im zweiten Schritt die Anhangmitgliedschaft (Kinder und Jugendliche bis 15 Jahren) zur Einzelmitgliedschaft (z.B.: Erwachsene) hinzugefügt werden. Es kann der Anhang-Preis (auch ein rabattierter Preis) und die Anzahl der hinzufügbaren Benutzer gewählt werden. Der Unterschied zur Gruppenmitgliedschaft ist die flexiblere Gestaltung (es können mehrere unterschiedliche Mitgliedschaften als Anhang hinzugefügt werden und der Preis ist flexibel, bei Gruppenmitgliedschaften kann lediglich die Anzahl der hinzugefügten Benutzer bestimmt werden):

Schritt 3: Die Mitgliedschaften können gekauft werden (1/2):

Im Untermenüpunkt "Mitgliedschaft" können die Mitgliedschaften von Benutzern (sofern nicht ausgeblendet) gekauft und etwaige Anhang-Mitgliedschaften hinzugefügt werden:

Schritt 3: Mitgliedschaften können gekauft werden (2/2):

Die Anhangmitgliedschaften können gekauft bzw. die Benutzer zu Gruppenmitgliedschaften hinzugefügt werden. In diesem Beispiel wird bei der "Mitgliedschaft Erwachsene + Anhang (optional)" eine "Mitgliedschaft Erwachsene" und eine "Kinder-und Jugendliche bis 15 Jahre" Mitgliedschaft zum rabattierten Preis hinzugefügt und per SEPA Lastschrift bezahlt:

Zentrale Verwaltung von Mitgliedschaften (1/4):

Natürlich ist es auch möglich, Mitgliedschaften zentral zu verwalten, sodass diese bspw. nur vom Administrator verbucht werden können. Blende dazu die Mitgliedschaften bei der Erstellung aus. Diese wird dann nicht öffentlich zum Kauf angeboten:

Zentrale Verwaltung von Mitgliedschaften (2/4):

Die Mitgliedsgebühr kann nun unter System -> Mitgliedsgebühren (Mitgliedsgebühr verbuchen) einem Benutzer verbucht werden:

Zentrale Verwaltung von Mitgliedschaften (3/4):

Es kann das Datum der Buchung, der Bezahlstatus (offen/bezahlt) eingestellt, sowie gewählt werden ob eine Bestätigung und Rechnung per E-Mail an den Benutzer versendet oder die Rechnungserstellung verhindert werden soll:

Zentrale Verwaltung von Mitgliedschaften (4/4):

Zu guter Letzt erscheint die verbuchte Mitgliedsgebühr in der Gebührenübersicht: